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时间管理的道法术器

你好,我是林骥。

我曾经写过一篇文章:不会管理时间,怎么办?其中介绍了时间管理方法无效的 3 个原因,并有针对性地总结了 3 个对策。

经过一段时间的学习、思考和行动,我有了一些新的心得,包括「道、法、术、器」四个层面。

时间管理的道法术器

1. 时间管理之道

在做事之前,我喜欢先问「为什么」?

为什么要进行时间管理?

时间管理,是为了更好地实现目标。

目标可以细分为短期目标、中期目标和长期目标。

短期目标可以进一步细分为未来 25 分钟的目标、未来一个小时的目标、未来一天的目标、未来一周的目标、未来一个月的目标、未来 1 到 2 年的目标。

中期目标一般是指未来 3 到 5 年的目标。

长期目标是指 5 年以上的目标,甚至是人生的终极目标。

如果不知道自己最终想要什么,那么高效的时间管理还有什么意义呢?

我认为,坚持以终为始的理念,就是时间管理之道。

虽然时间管理的效率非常重要,但是方向的正确性更加重要,否则效率越高,离目标却越远。

管理大师彼得·德鲁克说过:

没有比高效率做无用功更无用的事了。

如果不懂时间管理之道,就会让人变得越来越忙,同时让人感觉越来越空虚和焦虑。

把时间管理之道,运用到我自己身上,在生活方面,我的长期目标是家庭幸福。所以,当我有时间陪伴家人的时候,我就提醒自己要有效陪伴,减少看手机的时间。

在工作方面,我的长期目标是创造远大于回报的价值,让自己有商业敏感度,能够化解战略性的难题。所以,我把很多时间用来加强学习、思考和行动,提升自己的能力和认知水平。

2. 时间管理之法

时间管理之法,是指以时间管理之道为基础,在基本原则的指导下,运用适当的方法做好时间管理。

比如说,番茄工作法,是一种简单易行的时间管理方法。

具体来讲,就是把目标分解为一些待完成的小任务,按照要事优先的原则,每次选择一个任务,在一个番茄钟的时间内专注完成这项任务不中断,直到番茄钟响起,然后短暂休息之后,再开始下一个番茄钟。

一天的任务完成之后,对当天进行复盘总结,并对第二天的时间进行规划,从待办事项中,挑选其中最重要的事。

我认为,坚持要事优先的原则,是时间管理之法的精髓。

我们应该提升自己做正确判断的能力,让自己树立正确的目标,在关键点能做出正确的决策,要学会适当做减法,砍掉一些看似很重要,但实则并不那么重要的事情,将自己的时间和精力聚焦在真正重要的事情上

如果一个人什么事都想做好,就会导致日程紧张,压力巨大,永无止境的加班,但成功却可能越来越远。

把时间管理之法,运用到我自己身上,每当我忙得不可开交的时候,我就会思考,哪些事是最重要的?哪些事是必须优先处理的?

3. 时间管理之术

时间管理之术,是指时间管理的技术,要以「道」和「法」为指导原则。

比如说,在以终为始、要事优先的前提下,运用 OKR 工作法,按照 SMART 原则,对具体的关键结果进行量化,通过记录时间的花销和任务的完成情况,让自己能够实时跟踪目标完成的进度,运用数据分析的思维,与时间进度进行对比分析,定期回顾,发现差距,分析原因,复盘总结,找到对策。

不要把 OKR 当成简单的待办事项清单,而要基于更长远的目标,按照「二八原则」,精简目标的数量,把 20% 的高效时间,用于能产生 80% 效果的重要事情上面。

把时间管理之术,运用到我自己身上,我按照 OKR 的方法,我的 2020 年终总结中,规划了 2021 年的目标和关键结果。

4. 时间管理之器

时间管理之器,是指用来实现时间管理的道、法、术的工具,比如一些能够提升效率的电子软件。

把时间管理之器,运用到我自己身上,我主要使用三款软件:表格软件、云笔记软件和待办清单软件。

(1)表格软件

为了方便后续的数据分析,我用 Excel 表格软件来记录时间的花销,在林骥的公众号后台回复「时间」两个字,可以下载我目前正在使用的时间管理表格模板。

我每天用表格软件记录各类事件所花的分钟数,并评估自己对这件事的热爱程度,通过下拉菜单选择 1 到 5 分,1 分代表很不热爱,5 分代表很热爱,定期进行数据分析,尽量少做一些自己不热爱的事,多做一些自己热爱的事,或者把自己热爱的元素给「编织到」各种事件中去。

时间管理的道法术器

我经常提醒自己,要把目光放长远一些,不要太在意眼前的短期利益,找到自己热爱的、擅长的、并且是社会需要的交集。

(2)云笔记软件

我在有道云笔记的软件中,建立了一个文件夹叫「晨计」,其中包含从 2019 年以来我的所有笔记。

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笔记的内容包含五大模块:

一、以终为始,积极主动

记录当天计划要做的最重要的事。

二、要事优先,双赢思维

记录当天的工作总结和明天的工作安排。

三、统合综效,学习成长

记录当天的读书笔记和学习思考。

四、知彼解己,幸福生活

对当天进行复盘总结,将结果与目标进行对比,记录温馨小事,并对行为进行分析,提出下次改进的措施。

五、不断更新,找到心声

记录一个金句,并把它翻译成英文。

同时恭喜自己,又完成了美好的一天~

(3)待办清单软件

待办清单软件,主要是起到收纳和提醒的作用。

对于 3 分钟就能快速解决的事项,立即解决掉,不用加入待办清单。

对于 3 分钟内无法解决的事项,把它加入待办清单软件,我自己目前使用的是 Microsoft To Do,是微软出品的一款完全免费软件,而且没有广告,界面非常简洁。

时间管理的道法术器

对于需要在指定时间反馈的事项,设置相应的提醒时间。

对于周期重复性的事项,设置相应的重复提醒。

比如说,我在软件中设置定时提醒:每周二晚上八点推送文章。

小结

本文介绍了时间管理的道法术器,在理解时间管理之「道」和「法」的基础上,适当运用时间管理之术,借助时间管理之器,把事情按轻重缓急进行划分,兼顾长远的目标和当下的任务。

希望你在提升效率的同时,沿着正确的方向前进,通往实现目标之路。

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